【カナダ留学】Co-op経験談！オフィスレセプション仕事内容

【Working As A Receptionist In Office Settings Through Co-op In Canada】
今回はカナダ留学でのコーオププログラムに関する最後の記事『実際のコーオプ（Co-op）における就業体験』について詳しく紹介していこうと思います！

その前にコーオプ（Co-op）プログラムって何？と思った方は以前の記事を先に読んでみてください！下記の過去３回にわたる記事で「コーオプとは何か？」「どのようにコーオプビザを取るのか？」「どのようなシステムなのか？」「コーオプの仕事の探し方は？」など様々な情報を載せているのでぜひ併せてチェックしてみてください。

目次

就業初日から第１週の就業の流れ

まずは、職場へ初めて出勤する就業初日の様子や最初の１週間の流れについて解説していきます！（※ここで紹介していくのはあくまで私が働いた職場でのことのみなので全てのオフィスレセプションポジションに当てはまることではないのをご了承ください。）

就業初日の流れと感想

1. 就業時間の１０分前には職場に到着。引き継ぎの方と初顔合わせと自己紹介。
2. オフィスレセプションのデスク周り、オフィス内の構造を確認。
3. パソコンの立ち上げ、仕事開始前の準備事項の確認。

レセプション（受付）なので基本的にオフィス内にはあまり立ち入る必要はなく、ほとんどの時間はレセプションデスク周りにいることが多いので初日に案内されるところは、オフィス内の各部屋の確認でドア前まで行く、オフィス内の共用キッチンやトイレの場所の確認に行く、といった程度でした。

また、初日は引き継ぎの方がメインに業務をやっているところを横から見ながら、教えてもらったことをノートにメモを取っていきました。クライアントへの応対、使うフレーズなども決まってくるので、どのようなことを伝えるのかを見ていました。大体初日の時点で各業務への対応方法はなんとなく把握できたので、イレギュラーなこと（パソコンの不具合やレセプションで対応しきれないことを頼まれた時など）が起きたときに指示を仰ぐくらいで難しくはなかったです。

就業第１週の感想

１週間でオフィスレセプションの業務内容を一通り経験し、一人でも対応できるようになっていました。曜日によってクライアントが多い日、少ない日とあったので忙しさはまちまちですが、忙しすぎるということはあまりなかったです。

他のスタッフにも１週間後には大体顔と名前を覚えてもらえるようになり、オフィスに出社してきたスタッフたちに声をかけたり、短い雑談なども交えるようになりました。

トレーニング・引き継ぎ

初日は主にトレーニングと前任者から引き継ぎで、オフィスレセプションの仕事内容を大まかに説明してもらい、時間や状況に沿って（時間帯によってやるべきことの順序があること、クライアントが訪問したタイミングで応対方法を見せてもらうなど）オフィスレセプションとしてどのように対応するのかを学びました。

マニュアルやパソコンのデスクトップに仕事上必要なものは表示されているので、困ったときはマニュアルなどを参考にしたりもできましたが、マニュアルと実際では少し手順などが異なることもあったので、基本的には引き継ぎの方から一通りトレーニングしてもらい、自分でもメモを取りながら仕事を覚えていきました。

他スタッフ・関係者との顔合わせ

引き継ぎスタッフとはもちろん初日に顔合わせができましたが、他のオフィスのスタッフやオフィスビルの管理オフィスのスタッフとは初日に会うことはなかったのですが、大体働き始めた最初の週には順に会う機会があります。

顔合わせの際は自己紹介し、相手の名前やオフィス名、その人に対して頻繁にレセプションで対応することを把握するようにしました。クライアントの取り次ぎ方法が同じのオフィスのスタッフでも、スタッフによってレセプションにして欲しい対応が異なるようで、担当者ごとにするべき対応を覚えておく必要もありました。

オフィスレセプションでの就業時間

私が経験したオフィスレセプションのポジションはパートタイムだったので、就業時間も短かったです。就業開始時間は午前１０時で終業時間は午後３時の実働４.５時間（昼休憩３０分のため）でした。

オフィスレセプションの主な仕事内容

• オフィスビルの集合ポストに郵便物の確認。宛先をチェックし、各オフィスに郵便物を届ける。
• オフィスを訪問するクライアントを取り次ぐ。予約時間と訪問先を聞き、クライアントに待ってもらい、担当者に伝えにいく。
• アポイントメントなしで訪問したクライアントには、訪問先と訪問理由を聞き、担当者に相談し、クライアントにその内容を伝達する。
• オフィス内のミーティングルームの予約リストを管理する。
• クーリエからの配達物の受け取り、各オフィスに届ける。また、各オフィスから配達予定の荷物の一時預かり、クーリエがピックアップに来たら受け渡す。
• パソコンで指定プログラムにてオフィス利用状況を毎時アップデートする。
• 電話応対と、伝言があれば預かる。（※私のオフィスではほとんど電話応対はありませんでした）
• オフィス内の不具合（蛍光灯の取り替え、清掃不備など）がある場合はオフィスビルの管理室にレポートし、対応してもらうよう手配する。

オフィスレセプションで必要な英語レベル

次のトピックは気になる方も多いと思う、オフィスレセプションとして働くのに必要な英語レベルについて説明していきます。カレッジによって入学条件が違いますが、私が通ったカレッジのCo-opプログラムの入学条件としてIELTS５.５以上が必要です。ただ、これはあくまで入学の条件なので実務的な面から言うと、必要となってくる英語レベルの見方は少し異なります。

オフィスレセプションでは、クライアントへの対応やオフィスの担当者とのコミュニケーションが主な業務になるので、リーディング・ライティングスキルよりも圧倒的にリスニング・スピーキングスキルが必要とされます。

他スタッフや管理室などとのやりとりがメールの場合もあるため、ある程度のビジネスレベルでのリーディング・ライティングスキルも必要になってきますが、調べたり、分からない英単語などは確認できるのでそれほど重要視しなくても問題ないと思います。ただ、ビジネス環境でのやり取りなので誤解などを生んでトラブルに繋がらないように、注意深く対応する必要はあると思います。

まとめ

いかがでしたか？カナダ留学を考えている方の中には、Co-opプログラムでカナダで英語環境の職場での就業を経験したい！、今後のキャリアに繋がることを英語で経験したい！と思っている方も多いと思います。この記事がカナダ留学に踏み出すための参考になったら嬉しいです！